职位名称: 总经理行政助理
汇报对象: 总经理
职位概述:
我们正在寻找一位经验丰富、高度专业且积极主动的行政助理,直接向总经理汇报。该职位是酒店高效运营的关键枢纽,要求候选人具备卓越的组织能力、沟通技巧、保密意识和处理复杂事务的能力。成功应聘者将负责提供全面的行政支持,确保总经理办公室的顺畅运作,并在必要时协调跨部门事务。
核心职责:
直接行政支持:直接向总经理汇报并沟通所有行政工作相关事宜,确保信息畅通、指令明确。
高效、专业地处理总经理的日常文秘工作,包括:打字、文件整理归档、邮件收发与初步处理、电话接听与转接。
准确、及时地分发内部备忘录Memo、邮件及其他重要信息。
严格保守酒店及总经理的所有商业重要信息。
会议与日程管理:协调安排总经理的内部及外部会议、会见和行程。根据需求,为酒店管理层会议(如部门领导会议、行政委员会会议等)准备会议议程、材料,并在需要时准确、详尽地做会议记录,及时整理分发会议纪要。协助准备各类会议所需的演示文稿和文件。跨部门协调与沟通:必要时主动配合并协调各部门领导及其他部门秘书的工作,确保跨部门事务的顺畅沟通与高效协作。作为总经理办公室与其他部门之间的重要沟通桥梁。差旅与接待支持:必要时为总经理或重要客人预订酒店客房及安排相关接待事宜。文件处理与报告:负责翻译往来邮件、文件、文章及汇报文案(中英互译),确保语言准确、专业。根据要求,收集、整理数据,协助编制及准备月度运营结果报告等酒店会议所需的材料。其他行政事务:高效完成总经理交办的其他临时性、紧急性的行政任务。
任职资格要求:
教育背景: 大专或以上学历,文秘、行政管理、商务英语或相关专业优先。
工作经验: 至少3-5年高级行政助理或执行助理工作经验,有酒店行业或大型企业经验者优先。
语言能力: 精通中文(普通话)及流利的英文(书面及口语),具备优秀的翻译(中英互译)及文案撰写能力。
专业技能:精通Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)。
出色的文字处理、文件整理和档案管理能力。
熟练操作办公设备(打印机、复印机、传真机等)。
核心能力:卓越的组织与时间管理能力: 能同时高效处理多项任务,设定优先级,并在压力下按时完成工作。出色的沟通与人际交往能力: 具备高度的沟通协调技巧,能与各级员工及外部人员有效沟通。极强的保密意识: 深刻理解并严格遵守保密要求,处理敏感信息高度谨慎。高度责任感与主动性: 工作积极主动,细致严谨,能预见需求并独立解决问题。优秀的判断力与应变能力: 能妥善处理突发状况,做出合理判断。专业形象与职业素养: 举止得体,具备优秀的商务礼仪,代表总经理及公司形象。其他: 能够适应快节奏、高压力的工作环境。